Når en frivillig har fået eller selv valgt sine vagter, bekræfter vedkommende at have set dem ved at acceptere dem. Så kan du se, hvem der har styr på sine vagter, og accepten åbner for billetten.
Hvad betyder det, at vagterne er accepteret?
Den frivillige får statussen Vagter accepteret med et flueben i listerne over personer.
Hvis holdet har en vagtplan, kan den frivillige først hente sin billet, når vagterne er accepteret. Se Billetter kan ikke hentes.
Hvis de frivillige selv vælger vagter, låser accepten vagterne. Den frivillige kan ikke længere selv vælge nye vagter eller fjerne dem, den har.
Hvornår kan vagterne accepteres?
Den frivillige kan acceptere, når alt dette er opfyldt:
Den frivillige har vagter på en vagtplan, der er Udgivet.
Den frivillige står ikke på venteliste.
Hvis de frivillige selv vælger eller ønsker vagter, opfylder den frivillige kravene til antal timer og vagtklasser.
Vagterne er ikke allerede accepteret.
Sådan accepterer den frivillige
Den frivillige logger ind i portalen. Venter der vagter, står der øverst "Du har vagter der afventer godkendelse!" med linket Klik her for at godkende dem nu.
Under Mine vagter trykker den frivillige på Jeg har set og accepterer alle mine vagter.
Hvis de frivillige selv vælger vagter, kommer der en advarsel: "Vær opmærksom at du ikke kan ændre dine vagter, efter de er godkendt. Er du sikker på at du vil godkende nu?"
Bagefter står der "Du har accepteret dine vagter". Er billetterne offentlige, er der også et link til billetten.
Den frivillige kan også acceptere én vagt ad gangen med Accepter vagten ud for vagten. Det kræver de samme betingelser som Jeg har set og accepterer alle mine vagter. Knappen kan godt stå der, selvom accepten er blokeret.
OBS: Vagter kan ikke accepteres i Crewstack-appen. Appen viser vagterne under Vagter, men den frivillige skal åbne portalen i en browser for at acceptere.
Sådan ser du, hvem der har accepteret
Under Personer (og i medlemslisten på holdet) har personer med accepterede vagter et flueben og statussen Vagter accepteret. De andre har en prik.
I søgningen under Personer kan du filtrere på Vagter godkendt: Ja eller Nej.
I vagtplanlæggeren kan du sætte flueben i Vis kun medlemmer der har accepteret alle vagter.
På den frivilliges profil har hver vagt en statusprik. Hold musen over den for at se "Vagt er endnu ikke godkendt".
OBS: Er den frivillige checket ind, viser listen Checked ind i stedet for accept-statussen.
Accepter på en frivilligs vegne
Hvis en frivillig ikke selv kan eller når at acceptere, kan du gøre det for vedkommende:
Åbn den frivilliges profil.
Klik på Jeg har set og accepterer alle mine vagter. Har profilen mange handlinger, ligger den under Handlinger.
Du ser beskeden "Brugerens vagter er blevet godkendt, på brugerens vegne."
Alle den frivilliges vagter på udgivne vagtplaner bliver accepteret, også selvom kravene til timer og vagtklasser ikke er opfyldt. Brug det bevidst, når du vil godkende en frivillig, der ikke lever op til reglerne.
Tilbagekald en accept
Skal den frivillige kunne ændre sine vagter igen, så klik på Tilbagekald accept af vagter på den frivilliges profil. Statussen Vagter accepteret forsvinder, og hvis de frivillige selv vælger vagter, kan vedkommende vælge igen. Vagterne bliver ikke slettet.
OBS: Indtil den frivillige har accepteret igen, kan billetten ikke hentes.
Hvornår forsvinder accepten?
Accepten bliver ikke automatisk nulstillet, når du ændrer i en frivilligs vagter. Men statussen Vagter accepteret kræver, at alle den frivilliges vagter på udgivne vagtplaner er accepteret. Derfor sker der følgende:
Du giver den frivillige en ny vagt: Den nye vagt er ikke accepteret, så statussen forsvinder, indtil den frivillige har accepteret den. Imens kan den frivillige også vælge vagter igen, hvis de frivillige selv vælger vagter.
Du giver den frivillige en vagt på en vagtplan, der ikke er udgivet: Accepten bliver stående. Når du udgiver vagtplanen, er den nye vagt ikke accepteret, så statussen forsvinder, indtil den frivillige har accepteret den.
Du fjerner en vagt: Accepten bliver stående. Fjerner du alle vagterne, forsvinder statussen.
Du ændrer tidspunkt eller sted for en vagt: Accepten bliver stående, og den frivillige får ikke automatisk besked. Brug Send besked ud for vagten under Vagt oversigt på vagtplanen.
Vagtbytte: Accepten følger vagten, ikke personen. Overtager en frivillig en vagt, som ikke var accepteret, skal den accepteres.
Du ændrer minimum eller maksimum timetal på en vagtplan med direkte vagtvalg: Hvis frivillige, der har accepteret, ikke længere opfylder kravene, får du vist "Accepterede vagter skal muligvis genåbnes" med en liste over dem. Vælg Gem og nulstil godkendelsen, så de kan tilpasse deres vagter og acceptere igen, eller Gem uden at nullstille godkendelsen, så de bliver ved med at stä som accepteret.
Du tilbagekalder accepten: Klik på Tilbagekald accept af vagter på profilen.
Tjek dette, når en frivillig ikke kan acceptere
Står der ingen knap til at acceptere under Mine vagter, så gå listen igennem:
Er vagtplanen udgivet? Den frivillige ser kun vagter fra udgivne vagtplaner og kan kun acceptere dem.
Står den frivillige på venteliste? Så kan der ikke acceptere.
Opfylder den frivillige kravene? Hvis de frivillige selv vælger eller ønsker vagter, skal kravene til timer og vagtklasser være opfyldt, før knappen dukker op. Den frivillige ser så "Du mangler at vælge vagter!" øverst i portalen. Under Find/vælg vagter viser panelet Dine vagter reglerne for de vagtplaner, hvor den frivillige har valgt mindst én vagt, for eksempel "Du skal vælge vagter for mindst 12 timer på denne vagtplan."
Har den frivillige for mange timer? Det blokerer også. Det sker typisk, når du selv har sat den frivillige på ekstra vagter ud over Maksimalt timetal.
Kan kravene overhovedet opfyldes? Åbn vagtplanen. Under Advarsler om vagtvalg står det, hvis en vagtklasse kræver vagter, men ikke har nogen, hvis minimum timetal er højere end det samlede antal timer på vagtplanen, eller hvis en vagtpakke er længere end maksimum. Boksen ser kun på værdier sat på selve vagtplanen, ikke på Minimum vagttimer og Maksimalt vagttimer fra brugertypen.
Har den frivillige allerede accepteret? Så er knappen væk, og der står "Du har accepteret dine vagter".
Tip: Minimum og maksimum timetal sættes pr. vagtplan og brugertype under Rediger indstillinger på vagtplanen. Er feltet tomt, bruges Minimum vagttimer og Maksimalt vagttimer fra brugertypen. Se Lad medlemmer vælge egne vagter.
Tip: Er du administrator, kan du bruge Log ind som på den frivilliges profil og se præcis de advarsler, den frivillige ser. Se Se hvad dine medlemmer ser. Som holdleder kan du bede den frivillige om et skærmbillede.