Der er tre måder at fjerne en person fra Crewstack på: Frameld, Blacklist og Slet. De gør meget forskellige ting, og kun de to første kan fortrydes.
OBS: Slet kan kun bruges af super admins. Admins kan framelde og blackliste.
Kort fortalt
Frameld | Blacklist | Slet | |
|---|---|---|---|
Gælder | Dette event | Alle jeres events | Alle jeres events |
Hvem kan gøre det | Admins, og personen selv, hvis I tillader det | Admins | Super admins |
Personen får en mail | Ja | Kun hvis du vælger det | Nej |
Kan fortrydes | Ja, med Gendan | Ja, med Af-blacklist | Nej |
Kan personen tilmelde sig igen? | Ikke til dette event, før du gendanner dem | Nej, ikke til nogen af jeres events | Ja, som en helt ny person, medmindre e-mailen bliver på blacklisten |
Profil og svar | Gemmes | Gemmes | Slettes |
Alle tre handlinger finder du på personens profil. Frameld og Blacklist vises ikke på en profil, der allerede er frameldt. Skal en frameldt person blacklistes, så gendan dem først. Er der mange handlinger, ligger de under Handlinger.
Tip: Skal personen bare af et hold, så brug Fjern fra hold i stedet. Så er de stadig tilmeldt eventet.
Frameld
Brug Frameld, når en person ikke skal være med i dette event længere, fx fordi de har meldt afbud.
Åbn personens profil, og klik Frameld.
Klik Frameld. Er Spørg efter årsag ved handlinger slået til under Generelle indstillinger, skal du først skrive en årsag (den kan være valgfri eller påkrævet).
Det sker:
Personen får status Frameldt, bliver fjernet fra alle hold og vagter i eventet og kan ikke længere logge ind på det.
Personen får en mail om frameldingen.
Personen bliver meldt ud af jeres Mailchimp-liste, hvis I bruger Mailchimp.
Profilen, svarene fra tilmeldingen og historikken bliver gemt, så du kan gendanne personen senere.
Personen er stadig med i jeres andre events.
Du kan også framelde flere på én gang: Markér dem i Personer, og vælg Handlinger > Frameld.
Er Medlemmer kan melde sig fra slået til under Generelle indstillinger, kan de frivillige også framelde sig selv fra deres profil.
Se Frameldte brugere – find og gendan for, hvordan du finder og gendanner frameldte personer.
Blacklist
Brug Blacklist, når en person ikke må være med hos jer igen.
Åbn personens profil, og klik Blacklist.
Vælg, om personen skal have besked. Send notifikations-email til brugeren er slået til fra start. Slår du den fra, kan personen stadig se, at de er blacklisted, hvis de prøver at tilmelde sig igen.
Klik Blacklist. Er Spørg efter årsag ved handlinger slået til, skal du først skrive en årsag.
Det sker:
Personen bliver fjernet fra hold og vagter i dette event og kan ikke logge ind, som ved Frameld. Men personen får ikke frameldingsmailen og bliver ikke meldt ud af Mailchimp.
Blacklistingen gælder personens login og dermed alle jeres events. Personen kan hverken logge ind, tilmelde sig eller bruge Crewstack-appen hos jer. Er de tilmeldt jeres andre events, forbliver de tilmeldt dér, men de kan ikke logge ind.
Profilen og svarene bliver gemt.
OBS: Teksten i vinduet siger "dette event", men blacklistingen gælder alle jeres events.
Sådan fortryder du: Åbn profilen, og klik Af-blacklist i den røde Blacklisted-boks. Så bliver personen både fjernet fra blacklisten og gendannet i dette event. Hold og vagter skal sættes på igen.
Tip: Arrangøradministratorer kan se hele blacklisten på arrangørsiden under Brugere > Blacklisted. Dér kan de også sætte en e-mail på blacklisten, før personen overhovedet har tilmeldt sig.
Slet
Brug kun Slet, når personen skal fjernes helt, typisk fordi de har bedt om at blive slettet efter GDPR.
OBS: Slet sletter personen fra alle jeres events, også tidligere år, ikke kun fra det event, du står i. Det kan ikke fortrydes.
OBS: En super admin i et event kan ikke slette en arrangøradministrator.
Åbn personens profil, og klik Slet.
Læs vinduet. Der står, hvor mange events personen bliver slettet fra, fx Dette sletter personen fra alle 3 begivenheder i [arrangør], ikke kun denne.
Skriv SLET med store bogstaver i feltet, og klik Slet.
Det sker:
Personens login og alle deres tilmeldinger i alle jeres events bliver slettet, med svar, hold, vagter og billetter.
Beskeder, personen selv har sendt i Crewstack, bliver også slettet.
Betalinger bliver gemt af hensyn til bogføringen, og aktivitetsloggen (fx logins og frameldinger) bliver gemt af sikkerhedshensyn.
Personen får ingen mail.
E-mails, der er sendt til personen, står stadig under Rapporter > E-mail beskeder i op til 30 dage. Rapporten henter dem direkte fra e-mailudbyderen, så sletningen fjerner dem ikke dér.
E-mailen kan bruges til en helt ny tilmelding bagefter, medmindre du beholder den på blacklisten (se nedenfor).
Hvis personen er blacklisted, spørger vinduet først, hvad der skal ske med blacklistingen:
Behold emailen på blacklisten (valgt fra start): Alt andet bliver slettet, men e-mailadressen bliver stående på blacklisten sammen med årsagen. Personen kan ikke tilmelde sig igen med den e-mail.
Fjern også fra blacklisten: Personen bliver slettet helt og kan tilmelde sig igen.
Hvis sletningen fejler med beskeden Kan ikke slette bruger, fordi en tilhørende Guest lists eksisterer på …, ejer personen en gæsteliste. Giv gæstelisten en anden ejer, eller slet den, og prøv igen.
Tip: Du kan også slette en person, der allerede er frameldt.
Hvornår skal jeg bruge hvad?
Personen har meldt afbud i år: Frameld. Så kan de komme igen næste år, og du kan gendanne dem, hvis de fortryder.
Personen er frameldt ved en fejl: Gendan dem.
Personen må ikke være med igen: Blacklist.
Personen beder om at blive slettet: Slet. Se opskriften herunder.
Oprydning efter et event: Gør ingenting. Et nyt år er et nyt event, og de frivillige tilmelder sig selv igen. Brug ikke Slet til oprydning, for det sletter også personens tilmeldinger fra tidligere år.
Opskrift: En anmodning om sletning (GDPR)
Sørg for, at anmodningen kommer fra personen selv, fx fra den e-mail, der står på profilen.
Har personen også bedt om at få en kopi af sine data, så træk dem ud først. Se Kan jeg få min data ud i Excel?.
Find personen i Personer. Sæt Frameldt og Blacklisted til Alle under Avanceret søgning, så du også finder personen, hvis de er frameldt.
Ejer personen en gæsteliste, så giv den en anden ejer.
Er personen blacklisted, så beslut, om e-mailen skal blive på blacklisten. Det er jeres beslutning som dataansvarlige, om I har en legitim grund til at beholde den.
Bed en super admin om at klikke Slet og skrive SLET.
Slet personen de steder uden for Crewstack, hvor I har deres data, fx Excel-udtræk og Mailchimp. Sletning i Crewstack sletter dem ikke dér.
Giv personen besked om, at de er slettet.
OBS: Har personen også været frivillig hos en anden arrangør i Crewstack, har de et separat login dér. Det bliver ikke slettet, og den anden arrangør skal selv håndtere anmodningen.
Efter sletningen kan personen stadig findes i Crewstacks backups i op til 7 dage og i e-mailudbyderens leveringslogs i 30 dage. Derefter er personen også væk dér.
Se også GDPR og persondata i Crewstack.