Du kan lade de frivillige selv vælge eller ønske deres vagter i portalen. Det sparer dig for at fordele hver vagt i hånden. Her kan du se, hvad der skal være slået til, hvad den frivillige ser, og hvad der sker bagefter, så du kan hjælpe, når en frivillig spørger.
Vælge eller ønske?
Hver vagtplan kører på én af to måder:
Direkte vagtvalg: Den frivillige tilmelder sig selv vagterne. Vagten er vedkommendes med det samme, og det er først til mølle.
Vagtønsker: Den frivillige ønsker de vagter, vedkommende kan tage. Der bliver ikke reserveret noget. Bagefter fordeler du vagterne ud fra ønskerne.
Et event kan godt have begge dele på hver sin vagtplan.
Det skal være slået til
På eventet: En Super Admin går til Indstillinger > Generelle indstillinger > Vagtplaner og slår Vagtvalg tilladt (direkte vagtvalg) og/eller Vagtpræferencer tilladt (vagtønsker) til.
På vagtplanen: Åbn vagtplanen, klik på Rediger indstillinger, og vælg under Vagtvalg enten Tillad direkte vagt-valg eller Tillad at brugere kan ønske vagter. Holdledere kan selv gøre det på deres holds vagtplaner.
Vagtplanen er udgivet: Udgivet skal være slået til i samme vindue.
Den frivillige hører til vagtplanen: Den frivillige skal være på holdet, der ejer vagtplanen, eller på et hold, der ligger i det område, der ejer den. En vagtplan uden hold eller område gælder for alle i eventet.
Den frivillige er klar: Den frivillige står ikke på venteliste og har ikke allerede accepteret sine vagter.
Kun vagter, der ligger i fremtiden og ikke er markeret Skjult, kan vælges.
OBS: Kan du slet ikke se Vagtvalg (og felterne til timer) i vinduet, er indstillingen på eventet (punkt 1) ikke slået til.
Hvor finder den frivillige det?
Den frivillige klikker på Find/vælg vagter i portalens menu. Menupunktet er der, når den frivillige hører til en vagtplan med vagtvalg. Den frivillige kan også gå til Mine vagter og klikke på Find/vælg vagter øverst. Så længe den frivillige ikke har valgt nok, står der også "Du mangler at vælge vagter!" øverst i portalen med linket Klik her for at gøre det nu.
Vagter kan ikke vælges eller ønskes i Crewstack-appen. Appen viser kun de vagter, den frivillige har fået, under Vagter. Bed den frivillige om at bruge portalen i en browser.
Hvad ser den frivillige?
Til venstre er Tilgængelige vagter som liste eller kalender. Skjul ikke tilgængelige vagter fjerner de vagter, den frivillige ikke kan tage.
Ved hver vagt er der Tilmeld vagt (direkte vagtvalg) eller Ønsk vagt (vagtønsker). For vagtpakker er det Vælg vagtpakke eller Ønsk vagtpakke. En valgt vagt kan fjernes igen med Fjern vagt.
Hvert klik bliver gemt med det samme. Der er ingen gem-knap.
Til højre viser Dine vagter, hvad den frivillige har valgt, og reglerne for de vagtplaner, hvor der er valgt mindst én vagt, for eksempel "Du skal vælge vagter for mindst 12 timer på denne vagtplan." Ved vagtklasser står der, hvor mange der er valgt ud af det krævede.
Ønsker vises under Vagtønsker med teksten "OBS: Vagter på denne liste er kun ØNSKEDE og dermed ikke bekræftede."
Kan en vagt ikke vælges, forklarer knappen hvorfor:
Den frivillige ser | Det betyder |
|---|---|
"Vagten er låst." | Du har tildelt vagten på en vagtplan uden direkte vagtvalg. |
"Ikke flere ledige pladser, eller du opfylder ikke de begrænsninger der er." | Vagten er fuld, eller den frivillige opfylder ikke vagtens krav. |
"Denne vagt overlapper med en eller flere af de vagter du allerede er på." | Den frivillige er allerede på en vagt på samme tid. |
"Du har ikke nok timer tilbage til denne vagt." | Vagten ville bringe den frivillige over maksimum. |
"Du kan ikke vælge flere vagter af denne type." | Maksimum for vagtklassen er nået. |
Grænser
Timer: Under Rediger indstillinger på vagtplanen sætter du Minimum timetal og (ved direkte vagtvalg) Maksimalt timetal for hver brugertype. Står feltet tomt, bruges Minimum vagttimer og Maksimalt vagttimer fra brugertypen (Indstillinger > Brugertyper > rediger > Begrænsninger). For Minimum timetal betyder 0 timer intet krav. Vil du ikke have en øvre grænse, så lad Maksimalt timetal (og Maksimalt vagttimer på brugertypen) stå tomt. 0 betyder, at der slet ingen timer kan vælges.
Vagtklasser: En vagtklasse kan kræve et Minimum antal vagter og tillade et Maksimalt antal vagter pr. brugertype. Se Vagtklasser.
Vagtpakker: Vagter i en pakke kan kun tages samlet. Se Vagtpakker.
Tilmeldings krav: En vagt kan kræve noget af den frivillige, for eksempel en alder. Pladser med krav kan kun tages af frivillige, der opfylder dem.
Maksimum stopper den frivillige i at vælge flere. Minimum stopper den frivillige i at acceptere, indtil der er valgt nok.
Tip: Når du åbner vagtplanen, viser Advarsler om vagtvalg, hvis kravene ikke kan opfyldes, for eksempel når minimum timetal er højere end det samlede antal timer på vagtplanen.
Hvad sker der bagefter?
Ved direkte vagtvalg: Når den frivillige har valgt nok, står der "Du har vagter der afventer godkendelse!", og den frivillige accepterer under Mine vagter. Derefter er vagterne låst, og den frivillige kan ikke længere vælge vagter. Se Accept af vagter.
Ved vagtønsker: Du fordeler vagterne i vagtplanlæggeren. Åbn en vagt, og se fanen Vagtønsker for at se, hvem der har ønsket den. Indtil da ser den frivillige sine ønsker under Vagter hvor du kan arbejde på Mine vagter. Når du har tildelt vagterne, accepterer den frivillige dem som normalt.
Vagtbytte: Er Vagtbytte åbent slået til på eventet, og er vagtbytte slået til på vagtplanen, kan den frivillige stadig bytte vagter under Vagtbytte efter at have accepteret. Se Vagtbytte - for holdledere.
Faldgruber
Vagtplanen er ikke udgivet: Så ser den frivillige hverken knappen eller vagterne.
Den frivillige har accepteret for tidligt: Så kan vedkommende ikke vælge om. Klik på Tilbagekald accept af vagter på profilen.
Vagter, du selv har tildelt, kan fjernes: På en vagtplan med direkte vagtvalg kan den frivillige fjerne en vagt, du har sat vedkommende på, indtil vagterne er accepteret.
Ny vagt på en udgivet vagtplan til en frivillig, der har accepteret: Så kan den frivillige vælge vagter igen, indtil den nye vagt er accepteret.
Du ændrer timetallet, efter folk har accepteret: Crewstack spørger, om du vil nulstille accepten for dem, der ikke længere opfylder kravene. Se Accept af vagter.
Minimum kan ikke nås: Er der for få vagter eller timer til at opfylde minimum, kan ingen acceptere. Tjek Advarsler om vagtvalg.