Mit dem Scanner checkst du Freiwillige und Gäste am Eingang ein und siehst, was jede Person ausgehändigt bekommen soll. Diese Anleitung ist für dich, wenn du das Scannen einrichtest und das Personal am Eingang einweist.
Wer kann scannen?
Der Scanner setzt voraus, dass die Veranstaltung Tickets nutzt. Diese Personen können scannen:
Admins und Super-Admins
Gästeliste-Administratoren
alle, die das Produkt Scanner haben.
Scanner ist ein Systemprodukt. Am einfachsten gibst du es einem ganzen Eingangsteam, indem du es dem Team zuweist:
Öffne das Team und bearbeite es.
Klicke im Produktfeld auf Artikel hinzufügen.
Wähle Scanner in der Gruppe Systemartikel und speichere.
Alle im Team haben jetzt Scanner im Menü. Du kannst das Produkt auch einem ganzen Mitgliedstyp unter Ticketartikel geben.
Der Scanner im Browser
Klicke im Menü auf Scanner. Der Scanner funktioniert auf Computer, Tablet oder Handy mit Internetverbindung.
Scanne das Ticket mit einem Barcodescanner oder tippe den Barcode in das Feld Barcode, Name oder E-Mail. Du kannst auch nach Name oder E-Mail suchen und die Person in der Liste auswählen.
Prüfe Person und Produkte auf dem Bildschirm.
Klicke auf Check-in oder drücke Enter. Der Bildschirm wird geleert, und du bist bereit für die nächste Person.
Ein Barcodescanner, der sich wie eine Tastatur verhält (USB oder Bluetooth), funktioniert sofort. Nach einem Scan steht der Cursor auf Check-in, also checkt Enter die Person ein.
Oben zeigt Eingecheckt die Zahl der eingecheckten Tickets von allen ausgestellten Tickets.
Das zeigt der Scanner
Bei Freiwilligen: Profilbild, Name und E-Mail, Has seen and accepted shifts, Mitgliedstyp, Total shift hours, Total shifts, Aktuelle/nächste Schicht, Teams und die Schichten der Person. Datenfelder, die im Scanner angezeigt werden sollen, stehen darunter.
Bei Gästen: Name und E-Mail, Comment, Guestlist group und Gästeliste.
Bei beiden zeigt der Scanner die Produkte, die die Person bekommen soll, zum Beispiel Armbänder und Essensmarken. Unten steht der Verlauf des Tickets (im Scanner mit Geschichte Titel überschrieben): Scans, Check-ins, Ausgaben und Notizen.
Tipp: Ein Produkt, bei dem Auf Scanner und PDF-Ticket anzeigen ausgeschaltet ist, erscheint nicht im Scanner.
Wenn etwas nicht stimmt
Der Scanner zeigt einen roten Kasten, wenn das Ticket nicht in Ordnung ist:
Ticket wurde schon eingecheckt: Der Button wird zu Trotzdem einchecken!. Prüfe, ob die Person schon drin ist.
Ticket not paid: Der Gast muss bezahlen, bevor das Ticket gilt.
Ticket auf die schwarze Liste gesetzt: Die Person steht auf der schwarzen Liste.
Ticket ungültig - Besitzer gelöscht: Die Person oder der Gast wurde gelöscht.
Ticket nicht gefunden: Den Barcode gibt es in dieser Veranstaltung nicht.
Bei einem ungültigen Ticket gibt es keinen Check-in-Button.
Notizen und Check-in entfernen
Notiz hinzufügen: Schreib eine Notiz zum Ticket, zum Beispiel „Ersatzarmband bekommen“. Die Notiz steht im Verlauf.
Remove check-in: erscheint, wenn das Ticket eingecheckt ist. Du wirst nach einem Grund gefragt, der im Verlauf gespeichert wird. Nur Admins und Gästeliste-Administratoren können einen Check-in entfernen. Bei allen anderen schlägt es fehl.
Lösche Check-in: leert den Bildschirm, ohne einzuchecken. Trotz des Namens wird dabei nichts gelöscht.
Hinweis: Die Fragen nach Notiz und Grund erscheinen auf Englisch („Scanner note:“ und „Why are you removing this check-in?“).
Teilweise Ausgabe
Gibst du Dinge an mehreren Stellen aus, zum Beispiel Armbänder am Eingang und Essensmarken im Crew-Zelt, kann der Scanner jedes Produkt einzeln erfassen.
So schaltest du es ein (nur Super-Admins):
Gehe zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen.
Setze unter Tickets einen Haken bei Teilweise Ausgabe von Artikeln im Scanner aktivieren.
Speichere.
So funktioniert es:
Scanne die Person und klicke auf Check-in. Hat die Person mehr als nur Zugangsartikel, öffnet sich das Fenster Produkte ausgeben.
Zugangstickets sind gesperrt und mit Beim Check-in erforderlich markiert. Sie werden beim ersten Check-in immer ausgegeben.
Unter Zusatztickets, Extra und Artikel ist alles vorausgewählt. Entferne den Haken bei dem, was du jetzt nicht ausgibst.
Klicke auf Ausgewählte ausgeben, wenn du etwas abgewählt hast. Sonst klicke auf Alles ausgeben.
Hinweis: Alles ausgeben gibt auch das aus, was du abgewählt hast.
Scannst du die Person erneut, steht das Ausgegebene auf Ausgegeben, und der Rest ist bereit zur Ausgabe. Bekommt die Person nach dem Check-in neue Produkte, zum Beispiel eine zusätzliche Essensmarke, erscheinen sie beim nächsten Scan als nicht ausgegeben. Ist alles ausgegeben, zeigt der Scanner Ticket wurde schon eingecheckt.
Hat die Person nur Zugangsartikel, öffnet sich das Fenster nicht, und Check-in funktioniert wie gewohnt. Jede Ausgabe steht im Verlauf als „Ausgegeben von …“.
Der Scanner in der Crewstack-App
Wer Zugriff auf den Scanner hat, kann auch in der Crewstack-App unter Profil > Scanner scannen. Die App nutzt die Kamera des Handys für den QR-Code. Funktioniert die Kamera nicht, kannst du den Code in Barcode oder QR eintippen und auf Suchen tippen.
Der Bildschirm wird grün, wenn das Ticket noch nicht eingecheckt ist, und rot, wenn es schon eingecheckt ist. Tippe auf Einchecken (oder Erneut einchecken) und danach auf Weiteres scannen. Nach dem Check-in wird der Bildschirm rot mit „Dieses Ticket wurde bereits eingecheckt.“ Das ist so gewollt: Der Check-in ist gespeichert.
Hinweis: Der Scanner in der App zeigt nicht, ob ein Ticket bezahlt oder auf der schwarzen Liste ist, und er hat keine Namenssuche, keine Notizen, kein Remove check-in und keine teilweise Ausgabe. Nutzt die Veranstaltung Bezahlung auf Gästelisten oder die teilweise Ausgabe, verwende den Scanner im Browser.
Ohne Zugriff zeigt die App „Scanner nur für Teamrollen.“
NFC-Chips
Ist die Veranstaltung mit NFC-Chips über EventPos eingerichtet (Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > NFC / externes Wallet), öffnet sich nach dem Check-in bei Personen mit Chip-Produkten das Fenster Chip-Karte verbinden. Scanne den Chip mit dem NFC-Lesegerät in das Feld und klicke auf Chip mit Nutzer verbinden (oder Vorhandenen Chip ersetzen). Mit Ohne Chip-Aktivierung fortfahren überspringst du es.
Check-ins verfolgen
Unter Berichte finden Admins:
Check-ins: wie viele Check-ins jede Person am Eingang gemacht hat, aufgeteilt nach Produkten.
Produkt-Check-ins: die eingecheckten Produkte, filterbar nach Zeitraum, Produkt und wer eingecheckt hat, und als CSV herunterladbar.
Personal einweisen
Geh das vor der Öffnung mit dem Team durch:
Mit dem eigenen Login anmelden und Scanner öffnen.
Scannen, Name und Bild prüfen, Enter oder Check-in drücken.
Roter Kasten heißt Stopp: Meldung lesen und im Zweifel einen Admin rufen.
Notiz hinzufügen für alles Ungewöhnliche nutzen.
Bei teilweiser Ausgabe: nur abwählen, was hier nicht ausgegeben wird.
Prüfe Folgendes
„Ticket nicht gefunden“ bei allen Tickets: Bist du in der richtigen Veranstaltung und im richtigen Jahr angemeldet? Wechsle unter dem Logo oben links im Menü.
Der Scanner schlägt fehl oder hängt: Der Scanner braucht eine Internetverbindung und funktioniert nicht offline. Meldungen wie „Check-in fehlgeschlagen. Bitte Verbindung prüfen und erneut versuchen.“ bedeuten, dass die Verbindung weg ist. Sorge für stabiles WLAN oder mobile Daten und halte ein Ersatzgerät bereit.
Jemand am Eingang sieht den Scanner nicht: Prüfe, ob die Person in einem Team ist oder einen Mitgliedstyp hat, der das Produkt Scanner hat.
Das Fenster Produkte ausgeben öffnet sich nicht: Prüfe, ob Teilweise Ausgabe von Artikeln im Scanner aktivieren eingeschaltet ist und die Person mehr als nur Zugangsartikel hat. Im Venue-Modus öffnet sich das Fenster nie.
Tipp: Sollen Freiwillige ihr Ticket nicht selbst herunterladen können, schalte unter Tickets in Allgemeine Einstellungen die Option Tickets vor den Nutzern verbergen, aber Check-in über den Scanner weiterhin zulassen. ein (nur für Super-Admins). Das Scannen funktioniert weiterhin.
Hinweis: Die Einstellung gilt für die ganze Veranstaltung. Auch Gäste auf Gästelisten können ihr Ticket dann nicht mehr öffnen, und Bezahle und zeige Ticket funktioniert nicht. Schalte sie nur ein, wenn niemand sein Ticket selbst holen soll.
Hinweis: Ist die Veranstaltung eine Spielstätte (Venue-Modus), wähle oben im Scanner den Konzerttag (Konzerttag wählen), bevor du scannst. Die teilweise Ausgabe wird im Venue-Modus nicht genutzt.