Du kannst die Helfer ihre Schichten im Portal selbst wählen oder wünschen lassen. Dann musst du nicht jede Schicht von Hand verteilen. Hier siehst du, was eingeschaltet sein muss, was der Helfer sieht und was danach passiert, damit du helfen kannst, wenn ein Helfer fragt.
Wählen oder wünschen?
Jeder Schichtplan läuft auf eine von zwei Arten:
Direkte Schichtauswahl: Der Helfer trägt sich selbst für Schichten ein. Die Schicht gehört ihm sofort – wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Schichtwünsche: Der Helfer wünscht sich die Schichten, die er übernehmen kann. Es wird nichts reserviert. Danach verteilst du die Schichten anhand der Wünsche.
Eine Veranstaltung kann beides nutzen, auf verschiedenen Schichtplänen.
Das muss eingeschaltet sein
In der Veranstaltung: Ein Super-Admin geht zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Schichtpläne und schaltet Shift selection allowed (direkte Auswahl) und/oder Shift preferences allowed (Wünsche) ein.
Im Schichtplan: Öffne den Schichtplan, klicke auf Edit settings und wähle unter Shift selection entweder Enable shift selection directly oder Enable selection of preferred shifts. Teamleiter können das bei den Schichtplänen ihres Teams selbst tun.
Der Schichtplan ist veröffentlicht: Im selben Fenster muss Veröffentlicht angehakt sein.
Der Helfer gehört zum Schichtplan: Der Helfer muss im Team sein, dem der Schichtplan gehört, oder in einem Team innerhalb der Teamgruppe, der er gehört. Ein Schichtplan ohne Team oder Teamgruppe gilt für alle in der Veranstaltung.
Der Helfer ist bereit: Der Helfer steht nicht auf der Warteliste und hat seine Schichten noch nicht akzeptiert.
Nur Schichten in der Zukunft, die nicht als Hidden markiert sind, können gewählt werden.
Hinweis: Siehst du Shift selection (und die Stundenfelder) im Fenster gar nicht, ist die Einstellung in der Veranstaltung (Schritt 1) nicht eingeschaltet.
Wo findet der Helfer das?
Der Helfer klickt im Portalmenü auf Find shifts. Der Menüpunkt erscheint, wenn der Helfer zu einem Schichtplan mit Schichtauswahl gehört. Der Helfer kann auch zu Meine Schichten gehen und oben auf Schichten aktualisieren klicken. Solange der Helfer nicht genug gewählt hat, steht oben im Portal außerdem "You have not yet choosen all your shifts!" mit dem Link Click here to do it now.
In der Crewstack-App lassen sich keine Schichten wählen oder wünschen. Die App zeigt unter Schichten nur die Schichten, die der Helfer bekommen hat. Bitte den Helfer, das Portal im Browser zu nutzen.
Was sieht der Helfer?
Links steht Available Shifts als Liste oder Kalender. Hide ineligible shifts blendet die Schichten aus, die der Helfer nicht übernehmen kann.
Bei jeder Schicht gibt es Select shift (direkte Auswahl) oder Prefer shift (Wünsche). Bei Schichtpaketen heißt es Select shifts oder Prefer shifts. Eine gewählte Schicht lässt sich mit Remove shift wieder entfernen.
Jeder Klick wird sofort gespeichert. Es gibt keine Speichern-Schaltfläche.
Rechts zeigt Selected shifts, was der Helfer gewählt hat, und die Regeln für die Schichtpläne, in denen mindestens eine Schicht gewählt ist, zum Beispiel "You must work at least 12 hours on this schedule." Bei Schichtklassen steht dort, wie viele von den geforderten gewählt sind.
Wünsche stehen unter Preferred shifts mit dem Text "Hinweis: Schichten auf dieser Liste sind nur gewünscht und daher noch nicht bestätigt."
Lässt sich eine Schicht nicht wählen, erklärt die Schaltfläche den Grund:
Der Helfer sieht | Das bedeutet |
|---|---|
"Die Schicht ist gesperrt." | Du hast die Schicht in einem Schichtplan ohne direkte Schichtauswahl zugeteilt. |
"No more available spots, or you don't fulfill the requirements." | Die Schicht ist voll, oder der Helfer erfüllt die Anforderungen der Schicht nicht. |
"This shift overlaps with one or more of your already selected shifts." | Der Helfer hat schon eine Schicht zur selben Zeit. |
"You don't have enough hours left for this shift." | Mit der Schicht käme der Helfer über das Maximum. |
"You cannot select more shifts of this type." | Das Maximum für die Schichtklasse ist erreicht. |
Grenzen
Stunden: Unter Edit settings im Schichtplan legst du für jeden Mitgliedstyp Minimum hours und (bei direkter Auswahl) Maximum hours fest. Ist das Feld leer, gelten Mindestschichtstunden und Maximale Schichtstunden des Mitgliedstyps (Einstellungen > Mitgliedstypen > bearbeiten > Grenzen). Bei Minimum hours bedeutet 0 keine Anforderung. Willst du keine Obergrenze, lass Maximum hours (und Maximale Schichtstunden im Mitgliedstyp) leer. 0 bedeutet, dass überhaupt keine Stunden gewählt werden können.
Schichtklassen: Eine Schichtklasse kann pro Mitgliedstyp unter Minimum shifts count einen Mindestwert verlangen und unter Maximum shifts count einen Höchstwert erlauben. Siehe Vagtklasser.
Schichtpakete: Schichten in einem Paket lassen sich nur zusammen übernehmen. Siehe Vagtpakker.
Registration requirements: Eine Schicht kann etwas vom Helfer verlangen, zum Beispiel ein Mindestalter. Plätze mit Anforderungen können nur Helfer übernehmen, die sie erfüllen.
Das Maximum hindert den Helfer daran, mehr zu wählen. Das Minimum hindert ihn daran zu akzeptieren, bis er genug gewählt hat.
Tipp: Wenn du den Schichtplan öffnest, zeigt Shift selection warnings, ob sich die Anforderungen nicht erfüllen lassen, zum Beispiel wenn die Mindeststunden höher sind als die gesamten Stunden im Schichtplan.
Was passiert danach?
Bei direkter Auswahl: Hat der Helfer genug gewählt, steht dort "You have shifts awaiting your approval.", und der Helfer akzeptiert unter Meine Schichten. Danach sind die Schichten gesperrt, und der Helfer kann keine Schichten mehr wählen. Siehe Accept af vagter.
Bei Wünschen: Du verteilst die Schichten in der Schichtplanung. Öffne eine Schicht und sieh im Tab Suggested members nach, wer sie sich gewünscht hat. Bis dahin sieht der Helfer seine Wünsche unter Bevorzugte Schichten auf Meine Schichten. Hast du die Schichten zugeteilt, akzeptiert der Helfer sie wie gewohnt.
Schichttausch: Ist Schichttausch offen in der Veranstaltung eingeschaltet und der Schichttausch im Schichtplan aktiviert, kann der Helfer auch nach dem Akzeptieren noch unter Schichttausch Schichten tauschen. Siehe Vagtbytte - for holdledere.
Stolperfallen
Der Schichtplan ist nicht veröffentlicht: Dann sieht der Helfer weder die Schaltfläche noch die Schichten.
Der Helfer hat zu früh akzeptiert: Dann kann er nicht mehr umwählen. Klicke in seinem Profil auf Withdraw acceptance of shifts.
Schichten, die du zugeteilt hast, können entfernt werden: In einem Schichtplan mit direkter Auswahl kann der Helfer eine Schicht, für die du ihn eingeteilt hast, entfernen, bis seine Schichten akzeptiert sind.
Neue Schicht in einem veröffentlichten Schichtplan für einen Helfer, der schon akzeptiert hat: Der Helfer kann wieder Schichten wählen, bis die neue Schicht akzeptiert ist.
Du änderst die Stunden, nachdem Helfer akzeptiert haben: Crewstack fragt, ob du das Akzeptieren für alle zurücksetzen willst, die die Anforderungen nicht mehr erfüllen. Siehe Accept af vagter.
Das Minimum ist nicht erreichbar: Gibt es zu wenige Schichten oder Stunden für das Minimum, kann niemand akzeptieren. Prüfe Shift selection warnings.