Når du vil i gang med et nyt år, kan vi kopiere dine data fra tidligere år over, så det er nemt at komme videre. Kontakt os, og fortæl os hvilke af følgende ting du vil have med:
Dashboards
Medlemstyper
Datafelter, inkl. afhængigheder mellem felterne
Områder (holdgrupper)
Hold, inkl. hvor mange af hver medlemstype der må være på holdet
Tilmeldingsflows
Sideskabeloner
Mailskabeloner
FAQ
Billettyper og produkter
Gæstelistegrupper
Du kan altid gå tilbage og se, hvordan det så ud tidligere år. Skift årstal under logoet øverst til venstre i menuen.
Når det nye år er kopieret
Det nye år starter lukket, så ingen kan tilmelde sig, før du er klar. Gennemgå opsætningsguiden og husk at:
Sætte start- og slutdato
Rette årstal og datoer i mails, sider og FAQ
Oprette vagter, for de kopieres ikke med
Åbne for tilmelding
Sådan tilmelder de frivillige sig det nye år
Når et nyt år er sat op, skal alle frivillige tilmelde sig igen. De bruger det samme login som sidste år, så de skal ikke oprette en ny profil.
Sådan foregår det for den frivillige:
Den frivillige åbner tilmeldingslinket og skriver sin mail.
Genkender systemet mailen, bliver den frivillige bedt om at logge ind med sin adgangskode fra sidste gang. Kan de ikke huske den, kan de nulstille den via "Glemt adgangskode".
Den frivillige gennemser sine oplysninger. Alle felter, der går igen fra sidste år, er allerede udfyldt, så de kun skal tjekke og rette det, der har ændret sig.
Til sidst vælger den frivillige hold som normalt og bekræfter tilmeldingen.
Har den frivillige allerede tilmeldt sig det nye år, bliver de sendt videre til login.
Hvad bliver udfyldt automatisk?
Svarene hentes fra den frivilliges seneste tilmelding. Dine egne datafelter bliver kun udfyldt, hvis de hedder det samme som sidste år, så undgå at omdøbe dem mellem årene.
Godkendte dokumenter, fx børneattester, bliver aldrig udfyldt automatisk. De skal uploades og godkendes igen hvert år.
Kun for tidligere frivillige
Vil du give sidste års frivillige førsteret, kan du under Tilmeldingsstatus vælge:
Åben for tidligere brugere: kun frivillige, der har været med før
Åben for tidligere brugere med invitation: tidligere frivillige, der også har et invitationslink
Åben for tidligere brugere eller med invitation: tidligere frivillige, plus nye med et invitationslink
En "tidligere bruger" er en frivillig, der har gennemført en tilmelding til et af dine tidligere år eller events. Frivillige, der kun stod på venteliste, eller som aldrig blev færdige med tilmeldingen, tæller ikke med. De får beskeden "Kunne ikke finde tidligere [medlemstype] med e-mailen …".
Et godt forløb er at starte med "Åben for tidligere brugere" og senere skifte til "Åben for alle".
Tip til holdledere: Holdledere kan hurtigt invitere deres hold fra sidste år. Åbn holdet, vælg Send invitationslink og vælg "Importer fra tidligere event...". Det virker, når det nye år har en startdato.
OBS: Det er ikke muligt at kopiere medlemmer og deres holdtilknytning fra ét år til et andet. Medlemmer skal selv aktivt give samtykke til, at de vil være med igen i et nyt år.