Beskeder er den direkte vej til dine frivillige inde i Crewstack. Du kan skrive til én person eller til hele hold, områder og brugertyper på én gang, og modtagerne får besked på e-mail, i Crewstack-appen og eventuelt som SMS.
Sådan ser beskedsiden ud
Du finder det hele under Beskeder i menuen. Siden er delt i to:
Til venstre er listen over samtaler med fanerne Indbakke og Sendte beskeder og et søgefelt (Søg i beskeder). Ulæste samtaler er markeret, og antallet af ulæste står ved Indbakke.
Til højre åbner den samtale, du klikker på, eller den besked, du er ved at skrive.
Skriv en ny besked
Klik på Ny besked.
Vælg en eller flere Modtagere. Skriv i feltet for at søge, eller vælg et af forslagene.
Skriv et Emne og selve beskeden. Du kan bruge formatering, links og billeder.
Klik på Send besked.
Som administrator kan du skrive til:
Alle: alle i eventet
Brugertype: alle med en bestemt brugertype
Område: alle på holdene i et område
Hold: alle på et hold
Person: enkelte personer
Du kan også starte en besked andre steder fra: Send besked på en persons side, Send besked på en vagt i vagtplanen (til dem på vagten) og Send besked over listen under Personer (til alle i din søgning). Den sidste åbner et lille vindue med kun Emne og tekst (og Send også som sms, hvis du må). Her er der intet Modtagere-felt, og du kan ikke planlægge afsendelsen.
Hvem modtager beskeden?
Et hold, et område, en brugertype eller Alle bliver slået op, i det øjeblik beskeden bliver sendt. Kun aktive personer får den, altså personer, der har gennemført tilmeldingen og ikke står på venteliste, ikke er blacklistet og ikke er frameldt.
Hver modtager får beskeden i sin indbakke i Crewstack og en e-mail om, at der er en ny besked. Bruger de Crewstack-appen og har slået notifikationer til, får de også en push-notifikation.
Push-notifikationen siger kun "Du har en ny besked", ikke hvad der står i den. Den frivillige slår notifikationer til i appen under Profil > Indstillinger > Notifikationer > Slå notifikationer til. Det skal gøres på hver enhed.
OBS: Som standard indeholder e-mailen kun et link til beskeden, ikke selve teksten. Vil du have teksten med i e-mailen, skal en super admin åbne mailskabelonen Ny besked under Tilpas > Mailskabeloner og indsætte <message_body>.
Svar og samtaler
Svar samles i en samtale, så du kan følge hele forløbet ét sted. Nederst i en åben samtale kan du skrive dit svar direkte (Skriv dit svar…).
Et svar går til afsenderen af beskeden, ikke til alle modtagerne.
Svar til alle vises kun, hvis du har slået Medlemmer kan svare alle til under Opsætningsguide > Kommunikation.
Svarene lander i din Indbakke. Skriver du til et helt hold, og flere svarer, bliver hvert svar sin egen samtale mellem dig og den person.
Som afsender kan du se, hvem der har læst beskeden i Crewstack. Så snart nogen har åbnet den, vises et øje øverst i samtalen. Har én person læst den, står navnet ved øjet. Har flere læst den, klikker du på øjet for at se listen (Læst af).
Modtagere kan slette en besked fra deres egen indbakke. Du kan markere flere samtaler med Vælg og så klikke på øje-ikonet (Markér som læst) eller papirkurv-ikonet (Slet valgte).
Send også som SMS
Hvis SMS er slået til for eventet, og du har lov til at sende SMS, ser du feltet Send også som sms under beskeden. Sæt kryds, så får modtagerne beskeden som SMS oveni e-mailen.
Når du sætter kryds:
Beskeden bliver til ren tekst. Formatering, links og billeder forsvinder, også i den udgave, der ligger i Crewstack.
En tæller viser antal tegn og antal SMS'er (fx
200/160 = 2). Tælleren regner hver påbegyndt blok på 160 tegn som én SMS. Den faktiske opdeling kan afvige, fx ved specialtegn og emojis.Hver modtager får sin egen SMS, så 100 modtagere og en besked på 2 SMS'er giver 200 SMS'er.
SMS koster ekstra. Du kan se prisen under Indstillinger > Generelle indstillinger > SMS eller i jeres aftale med Crewstack.
Du kan ikke sende et svar i en samtale som SMS.
Slå SMS til
Det kræver en super admin. Gå til Indstillinger > Generelle indstillinger > SMS:
Sæt kryds i Aktiveret.
Sæt kryds i Beskeder kan også sendes som SMS.
Vælg under Hvem skal have tilladelse til at sende beskeder som SMS?, om det er Administratorer, Holdledere eller begge.
Skriv et Afsendernavn (max. 11 tegn). Det står som afsender i stedet for et telefonnummer. Brug kun bogstaverne a-z og tal, uden mellemrum og uden æ, ø og å.
Planlæg afsendelse
Du kan skrive en besked nu og få den sendt senere, fx en påmindelse tidligt om morgenen på festivalens første dag. Alle, der kan skrive beskeder, kan planlægge dem. Det kræver ikke, at SMS er slået til.
Skriv beskeden som normalt.
Klik på Planlæg afsendelse, og vælg dato og klokkeslæt.
Klik på Send besked.
Tidspunktet følger eventets tidszone, som du kan se under Generelle indstillinger (Tidszone). Modtagerne bliver først slået op, når beskeden sendes, så personer, der kommer på holdet inden da, kommer også med.
Fortryd en planlagt besked
En planlagt besked ligger under Sendte beskeder med det samme. Den kan ikke redigeres, men du kan slette den, indtil den bliver sendt:
Åbn beskeden under Sendte beskeder.
Klik på ikonet Fortryd planlægning og slet øverst i samtalen.
Skriv en ny besked, hvis du vil ændre teksten eller tidspunktet.
OBS: Knappen forsvinder, når der er under ét minut til afsendelse. Listen viser ikke, at en besked er planlagt, så hold selv øje med dine planlagte beskeder.
Se hvad der er sendt
Under Rapporter kan administratorer se, hvad der faktisk er gået ud:
E-mail beskeder: de e-mails, eventet har sendt, med status og om de er åbnet. Du kan søge på e-mail, emne og Sendt efter dato. Siden viser højst 1000 e-mails og kun den seneste måned.
SMS Beskeder: de seneste 200 SMS'er med modtager, type (Besked eller Vagt-påmindelse), indhold og status. Fejl viser også fejlbeskeden, fx når et nummer er ugyldigt.
Det kan holdledere
Holdledere har også Beskeder og kan:
skrive til de hold, de leder (forslagene under Send til hold du leder) og til enkelte personer
som områdeledere også skrive til deres område og holdene i det
planlægge beskeder
sende som SMS, hvis Holdledere er valgt under Hvem skal have tilladelse til at sende beskeder som SMS?
Holdledere kan ikke skrive til Alle eller til en brugertype, og de kan ikke se rapporterne.
Faldgruber
En frivillig har ikke fået beskeden. Tjek, at personen har gennemført tilmeldingen og ikke står på venteliste. Personer på venteliste, med en ufærdig tilmelding, på blacklisten eller frameldte får ingen beskeder, heller ikke når du vælger dem enkeltvis.
Der kom ingen e-mail. Søg på personens e-mail under E-mail beskeder. Passive brugere får beskeden i indbakken, men ingen e-mail, SMS eller push.
SMS'en fejlede. Personen mangler et telefonnummer, eller nummeret er forkert. Et nummer på 8 cifre uden landekode bliver sendt som dansk (+45), så udenlandske numre skal have landekode.
Du kan ikke trække en besked tilbage. Kun en planlagt besked kan slettes, inden den er sendt.
Du kan ikke se Beskeder i menuen. Beskeder hører til medlemsportalen. Kontakt os, hvis den ikke er slået til for jeres event.