En gæsteliste er en pulje af produkter, fx armbånd og backstage-adgang, som du giver til en ejer. Ejeren sætter selv sine gæster på listen og sender dem billetterne, og du bestemmer, hvor meget der er på listen. Denne guide viser, hvordan du opretter listen. Se Sæt gæster på gæsteliste for arbejdet inde på listen.
Før du starter
Du skal være admin, super admin eller Gæsteliste administrator for at oprette gæstelister.
Produkterne skal findes under Billetter > Produkter. Hver gæst skal have mindst ét adgangsprodukt, så listen skal indeholde mindst ét produkt fra gruppen Adgangsprodukt.
Gæsterne skal have en billetskabelon. Under Billetter > Billetskabeloner skal gæsternes brugertype (som standard Guest) have en skabelon i hvert sprog, som eventet bruger. Mangler den i en gæsts sprog, kan den gæst ikke oprettes.
OBS: Billetter > Produkter og Billetskabeloner kan kun ses af super admins. Er du ikke super admin, så bed en om at sætte dem op.
Opret listen
Gå til Gæstelister > Gæstelister, og klik på Opret Gæsteliste.
Skriv et Navn. Navnet skal være unikt i eventet.
Vælg ejeren. Lad Ekstern stå uden flueben, og søg et medlem frem i Intern ejer. Eller sæt flueben i Ekstern, og skriv mailadressen i Ekstern ejer email (se nedenfor).
Vælg eventuelt en Gruppe.
Klik på Tilføj produkt under Produkter, vælg produktet, og skriv Antal. Gentag for hvert produkt.
Klik på Opret Gæsteliste.
Ejeren får automatisk en mail med et link til listen, når listen er gemt. Mailen sendes også, hvis du senere skifter ejer.
Intern eller ekstern ejer
Intern ejer er et medlem af eventet. Medlemmet logger ind som normalt og finder listen under Gæstelister i menuen. Et medlem, der ejer en liste, ser kun sine egne lister.
Ekstern ejer er en person uden login, fx en pressekontakt eller en bands tourmanager. Personen arbejder på listen via et direkte link fra mailen. Har eventet flere sprog, vælger du også Sprog for ekstern ejer, som mailen sendes på.
Du kan også lade ejeren være tom. Så er det kun admins, der kan sætte gæster på listen.
OBS: Skriver du en mailadresse som ekstern ejer, og tilhører den allerede et medlem af eventet, gemmer Crewstack ikke listen. Du får beskeden "E-mailen findes allerede på en bruger. Gem igen for at oprette gæstelisten med denne bruger som intern ejer." Gem igen, så bliver medlemmet intern ejer.
Mailen til ejeren kan du tilpasse under Tilpas > Mailskabeloner. Den hedder Velkomst-email til ny gæsteliste ejer. Kun super admins ser Tilpas i menuen.
Produkter og budget
Under Produkter bestemmer du, hvad ejeren kan dele ud. Skriver du fx 5 × Backstage og 5 × Armbånd, kan ejeren give op til fem gæster hver ét Backstage og ét armbånd.
Har et produkt en Global begrænsning (sat på produktet under Billetter > Produkter), tjekker Crewstack, at alle gæstelister tilsammen ikke får flere, end begrænsningen tillader. Beder du om for mange, bliver listen ikke gemt, og ved antallet står fx "Der er ikke nok Backstage tilgængelige". Sænk antallet, flyt produkter fra en anden liste, eller hæv begrænsningen på produktet. Er feltet Global begrænsning tomt (der står Ubegrænset i feltet), er der ikke noget loft.
Tip: Du kan altid redigere listen og give flere produkter senere. Ejeren kan ikke selv ændre, hvad der er på listen.
Pris på billetterne
Er Aktivér mulige betalinger for gæstelistebilletter slået til (kræver super admin) under Indstillinger > Generelle indstillinger > Gæsteliste-indstillinger, får formularen feltet Betaling. Det er prisen pr. gæst. Gæsterne står som Mangler betaling, og billetten virker ikke, før den er betalt. Indstillingen kan kun slås til, når arrangøren har forbundet Stripe.
Bulk-lister
Skal en partner bare have et antal ens billetter, fx 20 billetter til en sponsor, kan du sætte flueben i Bulk gæsteliste og skrive Antal bulk gæster. Så gør Crewstack følgende:
opretter det antal gæster med navnene "Listens navn - Gæst #1", "#2" osv.
giver hver gæst de produkter, du har skrevet under Produkter
multiplicerer listens produkter med antallet, så listen passer til gæsterne
bruger ejerens mailadresse på alle gæsterne.
Bulk kan kun vælges, når du opretter listen. Vælg en ejer først, da gæsterne får ejerens mailadresse.
Grupper og billetskabeloner
Grupper samler lister, der hører sammen, fx "Presse", "Bands" eller "Sponsorer". Du opretter dem under Gæstelister > Gæsteliste grupper og vælger gruppen i feltet Gruppe på listen. Fra oversigten over grupper kan du vælge Eksporter til Excel for alle grupper, eller under Handlinger ud for en gruppe for kun den.
Grupper kan også give gæsterne deres egen billet. Under Billetter > Billetskabeloner klikker du på Ny skabelon, giver den et navn og vælger de gæsteliste grupper, den gælder for. Klik derefter på flaget for hvert sprog i skabelonens række, og upload skabelonen. Et flueben ved flaget betyder, at sproget er klar. Gæster på lister i de grupper får så den skabelon i stedet for standardskabelonen. Mangler den i gæstens sprog, kan gæsten ikke oprettes.
Direkte link til eksterne ejere
Har en ekstern ejer mistet mailen, eller kom den aldrig frem?
Find listen under Gæstelister > Gæstelister.
Klik på Direkte link ud for listen.
Kopiér linket med knappen ved siden af feltet, og send det selv. Eller klik på Send link til ejer for at sende mailen igen.
Direkte link findes kun ved lister med en ekstern ejer. Lister med en intern ejer har i stedet knappen Tildel gæster, fordi medlemmet logger ind som normalt.
OBS: Linket giver adgang uden login. Send det kun til ejeren, og bed ejeren om ikke at sende det videre.
Hvem kan se og redigere listen?
Admins, super admins og gæsteliste administratorer kan se, oprette, redigere og slette alle lister.
Ejeren kan sætte gæster på sin egen liste, men kan ikke ændre listens navn, ejer eller produkter.
Gæsteliste administrator er en rolle, som kun en super admin kan give. Det gøres på medlemmets redigeringsside under rollerne (Normal, Gæsteliste administrator, Admin, Super Admin). Rollen giver også adgang til scanneren. Se Gæsteliste administrator.
Du redigerer eller sletter en liste under Handlinger ud for listen. Sletter du en liste, slettes alle dens gæster, og deres billetter holder op med at virke. Du skal skrive SLET for at bekræfte.
Faldgruber
Ingen kan sætte gæster på listen: tjek, at listen har mindst ét adgangsprodukt, og at gæsternes brugertype har en billetskabelon i alle sprog.
Listen kan ikke gemmes: tjek antallet af produkter mod produktets Global begrænsning, og at navnet ikke allerede er brugt.
Ejeren har ikke fået mailen: brug Direkte link (eksterne ejere) eller bed medlemmet logge ind og finde listen under Gæstelister (interne ejere).
OBS: Er eventet sat op som spillested (Spillestedstilstand), hedder gæstelister Akkreditering, og listen har et ekstra felt til koncerten. Lader du det stå på Sæsonliste (alle koncerter), gælder listen alle koncerter.