Sæt gæster på gæsteliste

Denne guide er til dig som admin, der arbejder på en gæsteliste, og til alle, der ejer en gæsteliste. Du sætter gæsterne på, giver dem deres produkter og sender billetterne. Selve listen og dens produkter oprettes af en admin. Se Opret en gæsteliste.

Find listen

Som admin: gå til Gæstelister > Gæstelister, og klik på listens navn eller på Tildel gæster.
Medlemmer, der ejer listen: logger ind og går til Gæstelister i menuen. De ser kun deres egne lister.
Eksterne ejere åbner listen fra linket i deres mail. Se "Sådan ser det ud for en ekstern ejer" nederst.

Øverst på siden står listens navn, antal gæster og en boks pr. produkt, fx "Backstage 3 / 5". Det betyder, at 3 af listens 5 Backstage er givet ud.

Tilføj gæster én ad gangen

Klik på Tilføj gæst, eller gå til den tomme række nederst i tabellen.
Skriv gæstens Navn og E-mail.
Vælg et eller flere Produkter. Listen viser kun produkter, som der stadig er ledige af.
Vælg gæstens Sprog. Billetten og mailen bliver på det sprog.
Klik på Opret Gæst.

Gæsten står nu som Ikke sendt. Billetten bliver ikke sendt automatisk. Se "Send billetter" nedenfor.

Hver gæst skal have mindst ét adgangsprodukt (fx et armbånd) og højst ét af hvert adgangsprodukt. Du kan bruge den samme mailadresse til flere gæster.

Importér gæster fra Excel eller CSV

Har du mange gæster, kan du importere dem fra en fil.

Klik på Importer gæster.
Vælg filen. Den skal være Excel (.xls, .xlsx) eller CSV med overskrifter i første række. Klik på Hent eksempelfil for at se et eksempel.
Klik på Importer.

Filen skal have disse kolonner, med de engelske overskrifter:

Name (påkrævet): gæstens fulde navn
Email (påkrævet): her sendes billetten til
Tickets (påkrævet): produkternes navne (eller id'er), præcis som de står på listen, adskilt af komma
Language (valgfri): sprogkoden, fx da eller en. Står der intet, bruges eventets primære sprog.
Comment (valgfri): en intern note, der vises på gæstens række

Tip: Et forkert stavet produktnavn giver ingen fejl. Gæsten bliver bare oprettet uden det produkt, så tjek gæsternes produkter bagefter. Skriv navnene på det sprog, du selv bruger i Crewstack.

Importen kører i baggrunden, og du kan godt forlade siden. Du får en mail, når den er færdig, med de rækker der fejlede.

OBS: Hele filen bliver afvist, hvis den har en kolonne, Crewstack ikke kender (fx "Navn" i stedet for Name), hvis en påkrævet kolonne mangler, eller hvis filen bruger flere af et produkt, end der er tilbage på listen. Enkelte rækker med fejl, fx en ugyldig mailadresse eller et ukendt sprog, springes over, og resten bliver importeret.

OBS: Importerer du den samme fil to gange, får du alle gæsterne to gange, og produkterne bliver brugt to gange. Crewstack tjekker ikke for dubletter.

Ejere, der ikke er admin, kan kun importere, hvis Tillad gæsteliste-ejere med direkte link at importere fra Excel er slået til (kræver super admin) under Indstillinger > Generelle indstillinger > Gæsteliste-indstillinger.

OBS: Eksterne ejere, der er logget ind med direkte link, skal sende filen til en admin, som importerer den for dem.

Importer gæster forsvinder, når der ikke er flere produkter tilbage på listen.

Send billetter

Sæt flueben ud for de gæster, der skal have deres billet. Fluebenet i overskriften vælger alle.
Klik på Send billetter i bjælken nederst.
Vælg, hvor billetterne skal hen:
- Send til gæstens egen e-mail: hver gæst får sin egen billet.
- Send til en anden e-mail: alle de valgte billetter samles i én mail til én modtager, fx en tourmanager. Skriv mail og navn (ejerens er udfyldt på forhånd), og Vælg e-mail sprog.
Klik på Send billetter.

Gæsterne står derefter som Billet sendt (på lister med pris står ubetalte gæster stadig som Mangler betaling), og tabellen viser, hvornår billetten blev sendt. Du kan sende igen, hvis en gæst ikke har fået mailen.

Betaling

Har listen en pris, står det som Billetpris øverst, og gæsterne står som Mangler betaling, til billetten er betalt. En ubetalt billet virker ikke i scanneren. Du har to muligheder:

Betal selv: vælg gæsterne, klik på Betal billetter, og betal den Samlet pris med kort.
Lad gæsten betale: send billetterne som normalt. Gæsten bliver bedt om at betale, før billetten kan hentes.

Du kan også betale for én gæst under Handlinger > Betal og vis billet.

Ret og fjern gæster

Kommentar: klik på taleboblen ved gæstens navn for at skrive en intern note.
Fjern en gæst: vælg Handlinger > Slet Gæst. Gæstens billet holder op med at virke, og produkterne bliver ledige igen.
Ret navn, mail, sprog eller produkter: Handlinger > Rediger Gæst vises kun for admins og gæsteliste administratorer. Er du ejer, kan du slette gæsten og oprette den igen. Så skal billetten sendes igen.

Status og check-in

Filtrene over tabellen viser gæsterne efter status:

Alle: alle gæster på listen.
Ikke sendt: gæsten er oprettet, men billetten er ikke sendt.
Billet sendt: billetten er sendt.
Mangler betaling: billetten er ikke betalt (kun på lister med en pris).
Checket ind: gæsten er scannet ved indgangen. Hold musen over status for at se tidspunktet.

Rækken kan også vise Problem med billet, hvis billetten er ugyldig. Hold musen over status for at se hvorfor. Gæsten tælles under filteret Ikke sendt.

Brug Søg gæster til at finde en gæst på navn eller mail.

Admins og gæsteliste administratorer kan også checke gæster ind herfra: vælg gæsterne og klik på Check gæster ind, eller brug Handlinger > Check ind på den enkelte gæst. En fejlagtig indcheckning fjernes med Handlinger > Fjern indcheckning. Ved indgangen bruges normalt scanneren. Se Scanner / Scanning af billetter.

Tip: Admins kan søge i gæster på tværs af alle lister under Gæstelister > Gæster.

Sådan ser det ud for en ekstern ejer

En ekstern ejer åbner listen fra linket i mailen og skal ikke logge ind. Siden viser arrangørens logo, eventets navn og mærket Logget ind med adgangslink, men ingen menu. Ejer personen flere lister, skifter de mellem dem ved at klikke på listens navn. Ellers kan de det samme som en intern ejer: tilføje og slette gæster, sende billetter og betale.

Har ejeren mistet linket, kan en admin sende det igen. Se Opret en gæsteliste.

Faldgruber

"Der er ikke flere billetter tilgængelige": alle listens produkter er givet ud. En admin kan give listen flere produkter, hvis produktets samlede budget rækker. Ejere beder en admin om det.
"Du har tilføjet flere billetter end der er til rådighed på gæstelisten.": der er valgt et produkt, der er brugt op. Vælg et andet, eller giv listen flere.
"Du skal tildele mindst 1 armbånd til en gæst.": vælg mindst ét adgangsprodukt til gæsten.
"Der skal oprettes en billet skabelon før du kan oprette gæster": der mangler en billetskabelon i gæstens sprog. Vælg et andet sprog, eller få en super admin til at oprette skabelonen.
Samme mail til flere gæster: det er tilladt, men med Send til gæstens egen e-mail får adressen én mail pr. gæst. Vil én person have alle billetterne samlet, så brug Send til en anden e-mail.