Nachrichten sind der direkte Weg zu deinen Helfern in Crewstack. Du kannst an eine einzelne Person oder an ganze Teams, Teamgruppen und Mitgliedstypen auf einmal schreiben, und die Empfänger werden per E-Mail, in der Crewstack-App und auf Wunsch per SMS benachrichtigt.
So ist die Nachrichtenseite aufgebaut
Du findest alles unter Nachrichten im Menü. Die Seite ist zweigeteilt:
Links steht die Liste der Gespräche mit den Reitern Posteingang und Gesendete Nachrichten und einem Suchfeld (Suchen). Ungelesene Gespräche sind hervorgehoben, und die Zahl der ungelesenen steht neben Posteingang.
Rechts öffnet sich das Gespräch, das du anklickst, oder die Nachricht, die du gerade schreibst.
Eine neue Nachricht schreiben
Klicke auf Neue Nachricht.
Wähle einen oder mehrere Empfänger. Tippe ins Feld, um zu suchen, oder wähle einen der Vorschläge.
Gib einen Betreff und die Nachricht selbst ein. Du kannst Formatierungen, Links und Bilder verwenden.
Klicke auf Nachricht senden.
Als Admin kannst du schreiben an:
Everyone: alle im Event
Mitgliedstyp: alle mit einem bestimmten Mitgliedstyp
Teamgruppe: alle in den Teams einer Teamgruppe
Team: alle in einem Team
Mitglied: einzelne Personen
Du kannst eine Nachricht auch an anderen Stellen beginnen: Nachricht senden auf der Seite einer Person, Send message bei einer Schicht im Schichtplan (an die Personen in dieser Schicht) und Send message über der Liste unter Mitglieder (an alle in deiner Suche). Letzteres öffnet ein kleines Fenster nur mit Betreff und Text (und Auch als SMS senden, wenn du darfst). Dort gibt es kein Feld Empfänger, und du kannst den Versand nicht planen.
Wer bekommt die Nachricht?
Ein Team, eine Teamgruppe, ein Mitgliedstyp oder Everyone wird erst in dem Moment aufgelöst, in dem die Nachricht versendet wird. Nur aktive Personen bekommen sie, also Personen, die ihre Anmeldung abgeschlossen haben, weder auf der Warteliste noch auf der schwarzen Liste stehen und nicht zurückgetreten sind.
Jeder Empfänger bekommt die Nachricht in seinen Posteingang in Crewstack und eine E-Mail, dass eine neue Nachricht da ist. Wer die Crewstack-App nutzt und Benachrichtigungen eingeschaltet hat, bekommt außerdem eine Push-Benachrichtigung.
Die Push-Benachrichtigung sagt nur „Du hast eine neue Nachricht“, nicht, was drinsteht. Der Helfer schaltet Benachrichtigungen in der App unter Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > Benachrichtigungen aktivieren ein. Das muss auf jedem Gerät einzeln passieren.
Hinweis: Standardmäßig enthält die E-Mail nur einen Link zur Nachricht, nicht den Text selbst. Wenn der Text in der E-Mail stehen soll, muss ein Super Admin die Mailvorlage Neue Nachricht unter Anpassen > Mailvorlagen öffnen und <message_body> einfügen.
Antworten und Gespräche
Antworten werden in einem Gespräch gesammelt, sodass du den ganzen Verlauf an einer Stelle siehst. Unten in einem geöffneten Gespräch kannst du direkt antworten (Antwort schreiben…).
Eine Antwort geht an den Absender der Nachricht, nicht an alle Empfänger.
Allen antworten erscheint nur, wenn du Mitglieder können allen antworten unter Einrichtungsleitfaden > Kommunikation eingeschaltet hast.
Antworten landen in deinem Posteingang. Schreibst du an ein ganzes Team und antworten mehrere, wird jede Antwort zu einem eigenen Gespräch zwischen dir und dieser Person.
Als Absender siehst du, wer die Nachricht in Crewstack gelesen hat. Sobald jemand sie geöffnet hat, erscheint oben im Gespräch ein Auge. Hat eine Person sie gelesen, steht ihr Name neben dem Auge. Haben mehrere sie gelesen, klickst du auf das Auge, um die Liste zu sehen (Gelesen von).
Empfänger können eine Nachricht aus ihrem eigenen Posteingang löschen. Mit Auswählen kannst du mehrere Gespräche markieren und dann auf das Augen-Symbol (Als gelesen markieren) oder das Papierkorb-Symbol (Ausgewählte löschen) klicken.
Auch als SMS senden
Wenn SMS für das Event eingeschaltet ist und du SMS senden darfst, siehst du unter der Nachricht das Feld Auch als SMS senden. Setze den Haken, dann bekommen die Empfänger die Nachricht zusätzlich zur E-Mail als SMS.
Wenn du den Haken setzt:
Die Nachricht wird zu reinem Text. Formatierungen, Links und Bilder fallen weg, auch in der Version, die in Crewstack gespeichert wird.
Ein Zähler zeigt die Zahl der Zeichen und der SMS (z. B.
200/160 = 2). Der Zähler rechnet jeden angefangenen Block von 160 Zeichen als eine SMS. Die tatsächliche Aufteilung kann abweichen, zum Beispiel bei Sonderzeichen und Emojis.Jeder Empfänger bekommt seine eigene SMS. 100 Empfänger und eine Nachricht aus 2 SMS ergeben also 200 SMS.
SMS kosten extra. Den Preis findest du unter Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > SMS oder in eurer Vereinbarung mit Crewstack.
Eine Antwort in einem Gespräch kannst du nicht als SMS senden.
SMS einschalten
Dafür brauchst du einen Super Admin. Gehe zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > SMS:
Setze den Haken bei Activated.
Setze den Haken bei Messages can also be sent as SMS.
Wähle unter Who should have permission to send message as SMS? Administratoren, Teamleiter oder beide.
Gib einen Sendername (max. 11 Zeichen) ein. Er erscheint beim Empfänger als Absender statt einer Telefonnummer. Verwende nur die Buchstaben a-z und Ziffern, ohne Leerzeichen und ohne Sonderzeichen wie ä, ö, ü oder ß.
Versand planen
Du kannst eine Nachricht jetzt schreiben und später versenden lassen, zum Beispiel eine Erinnerung früh am Morgen des ersten Festivaltags. Alle, die Nachrichten schreiben können, können sie auch planen. SMS muss dafür nicht eingeschaltet sein.
Schreibe die Nachricht wie gewohnt.
Klicke auf Versand planen und wähle Datum und Uhrzeit.
Klicke auf Nachricht senden.
Die Uhrzeit richtet sich nach der Zeitzone des Events, die du unter Allgemeine Einstellungen (Time zone) siehst. Die Empfänger werden erst beim Versand ermittelt, sodass auch Personen, die bis dahin ins Team kommen, die Nachricht bekommen.
Eine geplante Nachricht zurücknehmen
Eine geplante Nachricht steht sofort unter Gesendete Nachrichten. Du kannst sie nicht bearbeiten, aber löschen, bis sie versendet wird:
Öffne die Nachricht unter Gesendete Nachrichten.
Klicke oben im Gespräch auf das Symbol Planung aufheben und löschen.
Schreibe eine neue Nachricht, wenn du Text oder Uhrzeit ändern willst.
Hinweis: Die Schaltfläche verschwindet, wenn weniger als eine Minute bis zum Versand bleibt. Die Liste zeigt nicht an, dass eine Nachricht geplant ist, behalte deine geplanten Nachrichten also selbst im Blick.
Sehen, was verschickt wurde
Unter Berichte sehen Admins, was tatsächlich rausgegangen ist:
E-Mail-Nachrichten: die E-Mails, die das Event verschickt hat, mit Status und ob sie geöffnet wurden. Du kannst nach E-Mail, Betreff und Gesendet nach Datum suchen. Die Seite zeigt höchstens 1000 E-Mails und nur den letzten Monat.
SMS-Nachrichten: die letzten 200 SMS mit Empfänger, Typ (Nachricht oder Schichterinnerung), Inhalt und Status. Bei erfolglos steht auch die Fehlermeldung dabei, zum Beispiel bei einer ungültigen Nummer.
Was Teamleiter können
Auch Teamleiter haben Nachrichten und können:
an die Teams schreiben, die sie leiten (die Vorschläge unter An Teams senden, die Sie leiten), und an einzelne Personen
als Leiter einer Teamgruppe auch an ihre Teamgruppe und deren Teams schreiben
Nachrichten planen
als SMS senden, wenn Teamleiter unter Who should have permission to send message as SMS? ausgewählt ist
Teamleiter können nicht an Everyone oder an einen Mitgliedstyp schreiben, und sie sehen die Berichte nicht.
Typische Stolperfallen
Ein Helfer hat die Nachricht nicht bekommen. Prüfe, ob die Person ihre Anmeldung abgeschlossen hat und nicht auf der Warteliste steht. Personen auf der Warteliste, mit unvollständiger Anmeldung, auf der schwarzen Liste oder nach dem Zurücktreten bekommen keine Nachrichten, auch nicht, wenn du sie einzeln auswählst.
Es kam keine E-Mail an. Suche unter E-Mail-Nachrichten nach der E-Mail-Adresse der Person. Passive Benutzer bekommen die Nachricht in den Posteingang, aber keine E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung.
Die SMS ist fehlgeschlagen. Der Person fehlt eine Telefonnummer, oder die Nummer ist falsch. Eine 8-stellige Nummer ohne Ländervorwahl wird als dänische Nummer (+45) verschickt, ausländische Nummern brauchen also die Ländervorwahl.
Du kannst eine Nachricht nicht zurückholen. Nur eine geplante Nachricht lässt sich vor dem Versand löschen.
Du siehst Nachrichten nicht im Menü. Nachrichten gehören zum Mitgliederportal. Melde dich bei uns, wenn es für dein Event nicht eingeschaltet ist.