Eine Gästeliste ist ein Kontingent an Produkten, zum Beispiel Armbänder und Backstage-Zugang, das du einem Eigentümer gibst. Der Eigentümer trägt seine Gäste selbst ein und schickt ihnen die Tickets, und du entscheidest, wie viel auf der Liste ist. Diese Anleitung zeigt, wie du die Liste erstellst. Für die Arbeit in der Liste siehe Sæt gæster på gæsteliste.
Bevor du loslegst
Du musst Admin, Super-Admin oder Gästeliste-Administrator sein, um Gästelisten zu erstellen.
Die Produkte müssen unter Tickets > Produkte angelegt sein. Jeder Gast braucht mindestens einen Zugangsartikel, deshalb muss die Liste mindestens ein Produkt aus der Gruppe Zugangsartikel enthalten.
Gäste brauchen eine Ticketvorlage. Unter Tickets > Ticket templates braucht der Mitgliedstyp der Gäste (standardmäßig Guest) eine Vorlage in jeder Sprache, die die Veranstaltung nutzt. Fehlt sie in der Sprache eines Gastes, kann dieser Gast nicht angelegt werden.
Hinweis: Tickets > Produkte und Ticket templates sehen nur Super-Admins. Bist du keiner, bitte einen Super-Admin, sie einzurichten.
Liste erstellen
Gehe zu Gästeliste > Gästeliste und klicke auf Gästeliste hinzufügen.
Gib einen Name ein. Der Name muss in der Veranstaltung eindeutig sein.
Wähle den Eigentümer. Lass Extern ohne Haken und suche ein Mitglied unter Interner Eigentümer. Oder setze einen Haken bei Extern und trage die Adresse unter E-Mail externer Nutzer ein (siehe unten).
Wähle bei Bedarf eine Gruppe.
Klicke unter Produkte auf Artikel hinzufügen, wähle das Produkt und gib die Anzahl ein. Wiederhole das für jedes Produkt.
Klicke auf Erstelle Gästeliste.
Der Eigentümer bekommt automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Liste, sobald sie gespeichert ist. Die E-Mail wird auch verschickt, wenn du den Eigentümer später änderst.
Interner oder externer Eigentümer
Ein interner Eigentümer ist Mitglied der Veranstaltung. Das Mitglied meldet sich wie gewohnt an und findet die Liste unter Gästeliste im Menü. Ein Mitglied, dem eine Liste gehört, sieht nur seine eigenen Listen.
Ein externer Eigentümer ist jemand ohne Login, zum Beispiel ein Pressekontakt oder der Tourmanager einer Band. Er arbeitet über einen direkten Link aus der E-Mail an der Liste. Hat die Veranstaltung mehrere Sprachen, wählst du außerdem Language for external owner, also die Sprache der E-Mail.
Du kannst den Eigentümer auch leer lassen. Dann können nur Admins Gäste auf die Liste setzen.
Hinweis: Trägst du als externen Eigentümer eine Adresse ein, die schon zu einem Mitglied der Veranstaltung gehört, speichert Crewstack die Liste nicht. Du bekommst die Meldung „Diese E-Mail-Adresse wird bereits von einem Mitglied verwendet. Speichern Sie erneut, um die Gästeliste mit diesem Mitglied als internem Eigentümer zu erstellen.“ Speichere noch einmal, dann wird das Mitglied interner Eigentümer.
Die E-Mail an den Eigentümer kannst du unter Anpassen > Mailvorlagen anpassen. Sie heißt Willkommensnachricht an neue Gästelisteneigentümer. Anpassen sehen im Menü nur Super-Admins.
Produkte und Budget
Unter Produkte legst du fest, was der Eigentümer verteilen kann. Trägst du zum Beispiel 5 × Backstage und 5 × Armband ein, kann der Eigentümer bis zu fünf Gästen je ein Backstage und ein Armband geben.
Hat ein Produkt ein Globales Limit (am Produkt unter Tickets > Produkte eingestellt), prüft Crewstack, dass alle Gästelisten zusammen nicht mehr bekommen, als das Limit erlaubt. Forderst du zu viele an, wird die Liste nicht gespeichert, und bei der Anzahl erscheint eine Meldung, dass nicht genug Backstage verfügbar sind. Senke die Anzahl, verschiebe Produkte von einer anderen Liste oder erhöhe das Limit am Produkt. Ist das Feld Globales Limit leer (dort steht Unbegrenzt), gibt es keine Obergrenze.
Tipp: Du kannst die Liste jederzeit bearbeiten und später mehr Produkte vergeben. Der Eigentümer kann selbst nicht ändern, was auf der Liste ist.
Ticketpreis
Ist Aktiviere Zahlungsmöglichkeiten für Gästelisten-Tickets (nur für Super-Admins) unter Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Gästelisten eingeschaltet, bekommt das Formular das Feld Zahlung. Das ist der Preis pro Gast. Die Gäste stehen auf Zahlung ausstehend, und das Ticket gilt erst, wenn es bezahlt ist. Die Einstellung lässt sich nur einschalten, wenn der Veranstalter Stripe verbunden hat.
Bulk-Listen
Braucht ein Partner nur eine Anzahl gleicher Tickets, zum Beispiel 20 Tickets für einen Sponsor, setze einen Haken bei Bulk guest list und trage die Number of bulk guests ein. Crewstack macht dann Folgendes:
legt so viele Gäste mit den Namen „Listenname - Gast #1“, „#2“ usw. an
gibt jedem Gast die Produkte, die du unter Produkte eingetragen hast
multipliziert die Produkte der Liste mit der Anzahl, damit die Liste zu den Gästen passt
verwendet für alle Gäste die E-Mail-Adresse des Eigentümers.
Bulk kann nur beim Erstellen der Liste gewählt werden. Wähle zuerst einen Eigentümer, denn die Gäste bekommen seine E-Mail-Adresse.
Gruppen und Ticketvorlagen
Gruppen fassen zusammengehörige Listen zusammen, zum Beispiel „Presse“, „Bands“ oder „Sponsoren“. Du legst sie unter Gästeliste > Gästelisten-Gruppen an und wählst die Gruppe im Feld Gruppe der Liste. In der Gruppenübersicht exportierst du mit Nach Excel exportieren alle Gruppen, oder unter Aktionen neben einer Gruppe nur diese eine.
Gruppen können ihren Gästen auch ein eigenes Ticket geben. Unter Tickets > Ticket templates klickst du auf Neue Vorlage, gibst ihr einen Namen und wählst die Gästelisten-Gruppen, für die sie gilt. Klicke danach in der Zeile der Vorlage auf die Flagge jeder Sprache und lade die Vorlage hoch. Ein Haken an der Flagge heißt, dass die Sprache fertig ist. Gäste auf Listen in diesen Gruppen bekommen dann diese Vorlage statt der Standardvorlage. Fehlt sie in der Sprache des Gastes, kann der Gast nicht angelegt werden.
Direkter Link für externe Eigentümer
Hat ein externer Eigentümer die E-Mail verloren, oder ist sie nie angekommen?
Suche die Liste unter Gästeliste > Gästeliste.
Klicke neben der Liste auf Direkter Link.
Kopiere den Link mit dem Button neben dem Feld und schick ihn selbst. Oder klicke auf Send link to owner, um die E-Mail erneut zu senden.
Direkter Link gibt es nur bei Listen mit externem Eigentümer. Listen mit internem Eigentümer haben stattdessen den Button Assign guests, weil sich das Mitglied wie gewohnt anmeldet.
Hinweis: Der Link gibt Zugang ohne Login. Schick ihn nur an den Eigentümer und bitte ihn, ihn nicht weiterzugeben.
Wer kann die Liste sehen und bearbeiten?
Admins, Super-Admins und Gästeliste-Administratoren können alle Listen sehen, anlegen, bearbeiten und löschen.
Der Eigentümer kann Gäste auf seine eigene Liste setzen, aber Name, Eigentümer und Produkte der Liste nicht ändern.
Gästeliste-Administrator ist eine Rolle, die nur ein Super-Admin vergeben kann. Sie wird auf der Bearbeitungsseite des Mitglieds bei den Rollen gesetzt (Standard, Gästeliste-Administrator, Admin, Super-Admin). Die Rolle gibt auch Zugriff auf den Scanner. Siehe Gæsteliste administrator.
Du bearbeitest oder löschst eine Liste unter Actions neben der Liste. Löschst du eine Liste, werden alle ihre Gäste gelöscht, und ihre Tickets funktionieren nicht mehr. Zum Bestätigen musst du DELETE eingeben.
Stolperfallen
Niemand kann Gäste auf die Liste setzen: Prüfe, ob die Liste mindestens einen Zugangsartikel hat und der Mitgliedstyp der Gäste in allen Sprachen eine Ticketvorlage hat.
Die Liste lässt sich nicht speichern: Prüfe die Produktanzahl gegen das Feld Globales Limit des Produkts und ob der Name schon vergeben ist.
Der Eigentümer hat keine E-Mail bekommen: Nutze Direkter Link (externe Eigentümer) oder bitte das Mitglied, sich anzumelden und die Liste unter Gästeliste zu suchen (interne Eigentümer).
Hinweis: Ist die Veranstaltung als Spielstätte eingerichtet (Venue-Modus), heißen Gästelisten Akkreditierung, und die Liste hat ein zusätzliches Feld für das Konzert. Lässt du es auf Saisonliste (alle Konzerte), gilt die Liste für alle Konzerte.