Gäste auf die Gästeliste setzen

Diese Anleitung ist für dich als Admin, der an einer Gästeliste arbeitet, und für alle, denen eine Gästeliste gehört. Du setzt die Gäste auf die Liste, gibst ihnen ihre Produkte und verschickst die Tickets. Die Liste selbst und ihre Produkte legt ein Admin an. Siehe Opret en gæsteliste.

Liste finden

Als Admin: Gehe zu Gästeliste > Gästeliste und klicke auf den Namen der Liste oder auf Assign guests.
Mitglieder, denen die Liste gehört, melden sich an und gehen im Menü zu Gästeliste. Sie sehen nur ihre eigenen Listen.
Externe Eigentümer öffnen die Liste über den Link in ihrer E-Mail. Siehe „So sieht es für einen externen Eigentümer aus“ unten.

Oben auf der Seite stehen der Name der Liste, die Anzahl der Gäste und ein Kästchen pro Produkt, zum Beispiel „Backstage 3 / 5“. Das heißt, 3 der 5 Backstage der Liste sind vergeben.

Gäste einzeln hinzufügen

Klicke auf Gast hinzufügen oder gehe zur leeren Zeile unten in der Tabelle.
Trage Name und E-Mail des Gastes ein.
Wähle ein oder mehrere Produkte unter Zugewiesene Ticketartikel. Es werden nur Produkte angezeigt, von denen noch etwas übrig ist.
Wähle die Sprache des Gastes. Ticket und E-Mail kommen in dieser Sprache.
Klicke auf Erstelle Gast.

Der Gast steht jetzt auf Nicht versendet. Das Ticket wird nicht automatisch verschickt. Siehe „Tickets senden“ unten.

Jeder Gast braucht mindestens einen Zugangsartikel (zum Beispiel ein Armband) und höchstens einen von jedem Zugangsartikel. Du kannst dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Gäste verwenden.

Gäste aus Excel oder CSV importieren

Bei vielen Gästen kannst du sie aus einer Datei importieren.

Klicke auf Gäste importieren.
Wähle die Datei. Sie muss Excel (.xls, .xlsx) oder CSV mit Überschriften in der ersten Zeile sein. Klicke auf Beispieldatei herunterladen, um ein Beispiel zu sehen.
Klicke auf Importieren.

Die Datei braucht diese Spalten mit diesen englischen Überschriften:

Name (erforderlich): vollständiger Name des Gastes
Email (erforderlich): dorthin wird das Ticket gesendet
Tickets (erforderlich): die Produktnamen (oder IDs), genau wie auf der Liste, durch Komma getrennt
Language (optional): der Sprachcode, zum Beispiel de oder en. Ist das Feld leer, gilt die Hauptsprache der Veranstaltung.
Comment (optional): eine interne Notiz, die in der Zeile des Gastes angezeigt wird

Tipp: Ein falsch geschriebener Produktname führt zu keinem Fehler. Der Gast wird einfach ohne dieses Produkt angelegt, prüfe also danach die Produkte der Gäste. Schreib die Namen in der Sprache, die du selbst in Crewstack nutzt.

Der Import läuft im Hintergrund, und du kannst die Seite verlassen. Wenn er fertig ist, bekommst du eine E-Mail mit den Zeilen, die fehlgeschlagen sind.

Hinweis: Die ganze Datei wird abgelehnt, wenn sie eine Spalte hat, die Crewstack nicht kennt (zum Beispiel „Vorname“ statt Name), wenn eine erforderliche Spalte fehlt oder wenn die Datei mehr von einem Produkt verwendet, als auf der Liste übrig ist. Einzelne fehlerhafte Zeilen, etwa mit ungültiger E-Mail-Adresse oder unbekannter Sprache, werden übersprungen, der Rest wird importiert.

Hinweis: Importierst du dieselbe Datei zweimal, bekommst du alle Gäste doppelt, und die Produkte werden doppelt verbraucht. Crewstack prüft nicht auf Dubletten.

Eigentümer, die keine Admins sind, können nur importieren, wenn Gästelisten-Besitzern mit direktem Link den Import aus Excel erlauben (nur für Super-Admins) unter Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Gästelisten eingeschaltet ist.

Hinweis: Externe Eigentümer, die mit direktem Link angemeldet sind, müssen die Datei an einen Admin schicken, der sie für sie importiert.

Gäste importieren verschwindet, sobald auf der Liste keine Produkte mehr übrig sind.

Tickets senden

Setze einen Haken bei den Gästen, die ihr Ticket bekommen sollen. Der Haken in der Kopfzeile wählt alle aus.
Klicke unten in der Leiste auf Tickets senden.
Wähle, wohin die Tickets gehen:
- An eigene Adressen der Gäste versenden: Jeder Gast bekommt sein eigenes Ticket.
- An eine andere E-mail-Adresse versenden: Alle ausgewählten Tickets gehen gesammelt in einer E-Mail an einen Empfänger, zum Beispiel einen Tourmanager. Trage E-Mail und Namen ein (die des Eigentümers sind schon ausgefüllt) und Wähle Sprache für E-Mails.
Klicke auf Tickets senden.

Die Gäste stehen danach auf Ticket versendet (bei Listen mit Preis stehen unbezahlte Gäste weiter auf Zahlung ausstehend), und die Tabelle zeigt, wann das Ticket verschickt wurde. Du kannst erneut senden, wenn ein Gast die E-Mail nicht bekommen hat.

Bezahlung

Hat die Liste einen Preis, steht oben Ticketpreis, und die Gäste stehen auf Zahlung ausstehend, bis das Ticket bezahlt ist. Ein unbezahltes Ticket funktioniert im Scanner nicht. Du hast zwei Möglichkeiten:

Selbst bezahlen: Wähle die Gäste aus, klicke auf Bezahle Tickets und bezahle die Gesamtkosten per Karte.
Den Gast bezahlen lassen: Verschicke die Tickets wie gewohnt. Der Gast wird gebeten zu bezahlen, bevor er das Ticket herunterladen kann.

Für einen einzelnen Gast kannst du auch unter Aktionen > Bezahle und zeige Ticket bezahlen.

Gäste bearbeiten und entfernen

Kommentar: Klicke auf die Sprechblase neben dem Namen des Gastes, um eine interne Notiz zu schreiben.
Gast entfernen: Wähle Aktionen > Gast Löschen. Das Ticket des Gastes funktioniert dann nicht mehr, und die Produkte werden wieder frei.
Name, E-Mail, Sprache oder Produkte ändern: Aktionen > Gast bearbeiten sehen nur Admins und Gästeliste-Administratoren. Als Eigentümer kannst du den Gast löschen und neu anlegen. Das Ticket muss dann erneut verschickt werden.

Status und Check-in

Die Filter über der Tabelle zeigen die Gäste nach Status:

Alle: alle Gäste auf der Liste.
Nicht versendet: Der Gast ist angelegt, aber das Ticket wurde nicht verschickt.
Ticket versendet: Das Ticket wurde verschickt.
Zahlung ausstehend: Das Ticket ist nicht bezahlt (nur bei Listen mit Preis).
Eingecheckt: Der Gast wurde am Eingang gescannt. Fahre mit der Maus über den Status, um die Uhrzeit zu sehen.

Eine Zeile kann außerdem Problem mit dem Ticket zeigen, wenn das Ticket ungültig ist. Fahre mit der Maus über den Status, um den Grund zu sehen. Der Gast wird unter dem Filter Nicht versendet gezählt.

Mit Gäste suchen findest du einen Gast über Name oder E-Mail.

Admins und Gästeliste-Administratoren können Gäste auch hier einchecken: Wähle die Gäste aus und klicke auf Check-in guests, oder nutze Aktionen > Check-in beim einzelnen Gast. Einen versehentlichen Check-in entfernst du mit Aktionen > Remove check-in. Am Eingang wird normalerweise der Scanner verwendet. Siehe Scanner / Scanning af billetter.

Tipp: Admins können unter Gästeliste > Gäste in allen Listen nach Gästen suchen.

So sieht es für einen externen Eigentümer aus

Ein externer Eigentümer öffnet die Liste über den Link in der E-Mail und muss sich nicht anmelden. Die Seite zeigt das Logo des Veranstalters, den Namen der Veranstaltung und den Hinweis Mit Zugangslink angemeldet, aber kein Menü. Gehören der Person mehrere Listen, wechselt sie per Klick auf den Namen der Liste zwischen ihnen. Ansonsten kann sie dasselbe wie ein interner Eigentümer: Gäste hinzufügen und löschen, Tickets verschicken und bezahlen.

Hat der Eigentümer den Link verloren, kann ein Admin ihn erneut schicken. Siehe Opret en gæsteliste.

Stolperfallen

„Es gibt keine weiteren Tickets“: Alle Produkte der Liste sind vergeben. Ein Admin kann der Liste mehr Produkte geben, wenn das Gesamtbudget des Produkts reicht. Eigentümer bitten einen Admin darum.
„Du hast mehr Tickets hinzugefügt als für die die Gästeliste verfügbar sind.“: Es wurde ein Produkt gewählt, das aufgebraucht ist. Wähle ein anderes oder gib der Liste mehr.
„Du musst jedem Gast mindestens einen Zugangsartikel zuweisen.“: Wähle mindestens einen Zugangsartikel für den Gast.
„You need to create a ticket template before you can create any guests“: Es fehlt eine Ticketvorlage in der Sprache des Gastes. Wähle eine andere Sprache oder lass einen Super-Admin die Vorlage anlegen.
Dieselbe E-Mail für mehrere Gäste: Das ist erlaubt, aber mit An eigene Adressen der Gäste versenden bekommt die Adresse eine E-Mail pro Gast. Möchte eine Person alle Tickets gesammelt haben, nutze An eine andere E-mail-Adresse versenden.